Niszczenie nagromadzonej przez lata dokumentacji nie jest prostym zadaniem. Wbrew pozorom, jest to proces skomplikowany, uwarunkowany wieloma zasadami i normami. Jak prawidłowo powinien przebiegać?
Utylizacja dokumentów we własnym zakresie
Niszczenie dokumentacji we własnym zakresie może odbywać się w różny sposób. Jedną z metod jest jej spalenie, działanie powodujące na pewno skuteczne niszczenie dokumentów, ale nie polecane. Metoda ta jest bowiem obarczona wieloma wadami. Może stanowić:
- zagrożenie pożarowe,
- ryzyko poparzeń,
- jest również nieprzyjazna dla środowiska naturalnego.
Ponadto cały proces obejmujący niszczenie dokumentacji musi zostać potwierdzony protokołem, co w tym przypadku może okazać się trudne i nie do końca miarodajne.
Znacznie lepszym sposobem jest mechaniczne niszczenie dokumentów, jednakże również ono jest uwarunkowane spełnieniem obowiązujących zasad prawnych. Przede wszystkim wymaga zakupu odpowiedniego typu niszczarki, spełniającej określone normy i zgodnej z ustaloną klasą tajności. Nabycie takiego sprzętu oraz jego konserwacja może dla nie których firm być zbyt dużym obciążeniem finansowym. Ponadto niszczenie dokumentów we własnym zakresie musi odbywać się w pomieszczeniu zabezpieczonym przed dostępem nieupoważnionych osób, wyposażonym w system monitoringu oraz z dobrą wentylacją.
Należy również zadbać o właściwy sposób zagospodarowania w procesie utylizacji ścinków, czyli ich transport i zbyt do papierni. W tej sytuacji najlepszym rozwiązaniem może okazać się powierzenie tego zadania firmom zapewniającym profesjonalne niszczenie dokumentów.
Dlaczego polecenie zniszczenia dokumentacji wyspecjalizowanej firmie bardziej się opłaca?
Niszczenie dokumentów przez wyspecjalizowane firmy spełnia wszystkie warunki i wymagania stawiane w powyższym zakresie. Wyposażone są one w duże, funkcjonalne niszczarki, sprawdzające się zarówno w utylizacji dokumentacji papierowej, jak również zgromadzonej na innego rodzaju nośnikach. Odbiór dokumentów przez wyposażone w satelitarny system śledzenia pojazdy, oraz proces wyładunku i niszczenia przebiegający w chronionych pomieszczeniach przez wykwalifikowanych pracowników gwarantuje bezpieczne niszczenie akt. Po wykonaniu usługi firma zlecająca otrzymuje certyfikat zniszczenia, a terminy płatności za usługę ustalane są na dogodnych warunkach.
Niszczenie dokumentacji przez profesjonalne firmy jest również korzystne dla ochrony środowiska naturalnego. Powstałe w procesie ścinki są prasowane i belowane, a następnie dostarczane do papierni, gdzie wykorzystuje się je ponownie do produkcji papieru. Cykl ten może być powtarzany nawet trzykrotnie. Firma, która oferuje takie usługi to np. Destroy & Recycling.
