Poprawne przechowywanie dokumentów to jeden z ważnych obowiązków, spoczywających na przedsiębiorcy. Jeśli zadbamy o każde z tych działań, zyskamy pewność, że nie zostaniemy obciążeni karami za nieprzestrzeganie przepisów. Część z nich dotyczy m.in. okresu przechowywania akt.
Dokumentacja, którą musisz przechowywać przez 10 lat
Należy zdawać sobie sprawę z tego, że nie wszystkie dokumenty przechowujemy przez ten sam okres. Wiele z nich wystarczy trzymać w archiwum jedynie przez 5 lat. Do tej grupy możemy zaliczyć m.in.: dokumenty zgłoszeniowe, płatnicze i rozliczeniowe ZUS oraz różnorodne dokumenty księgowe. Mowa np. o dowodach księgowych, dokumentach inwentaryzacyjnych, księgach rachunkowych, fakturach raz o kopiach rachunków.
Podczas przeprowadzania takich działań jak archiwizacja dokumentów, natkniemy się także na inne akta, a tym takie o 10-letnim okresie przechowywania. Przez taki okres musimy przechowywać dokumentację pracowniczą. Sprawa jednak nie zawsze jest taka prosta.
Jeszcze jakiś czas temu okres przechowywania pracowniczych akt osobowych wynosił 50 lat. W wielu firmach spotkamy się jednak z przypadkiem, w którym następuje przechowywanie dokumentacji przez 10 lat. Co wpływa na te różnice? Najważniejszy jest tu okres zatrudnienia. Akta osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku powinny być przechowywane przez pięć dekad. U osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 stosuje się zasadę 10-letniego przechowywania. Co natomiast z pracownikami zatrudnionymi między 1999 a 2019? Możemy stosować termin dziesięciu lat, o ile złożymy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych właściwą dokumentację.
Archiwizacja dokumentów – dlaczego jest taka ważna?
Wcześniej opisany przypadek pokazuje, że dobre orientowanie się w aktualnym prawodawstwie może być dość skomplikowaną sprawą. Opisano tam jedynie sytuację związaną z aktami pracowniczymi, a przecież w firmie znajdziemy również inne typy dokumentów. Dobre archiwizowanie akt pozwoli nam nie pogubić się w przestrzeganiu tych istotnych zasad. Łatwo się domyślić, że taki proces będzie skuteczny tylko wtedy, gdy zostanie przeprowadzony rzetelnie.
Archiwizowanie dokumentów – zadbaj o przestrzeganie terminów przechowywania
Profesjonalna archiwizacja dokumentów to właściwie jedyny sposób, by zyskać pewność, że naszym aktom nadano właściwe okresy przechowywania. Niedoświadczone osoby łatwo się mogą pomylić, szczególnie że ten proces wymaga skupienia i precyzji. Jednocześnie wszystkim nam zależy także na tym, by sprawnie uporać się z tym obowiązkiem.
Archiwizacja dokumentacji w wykonaniu profesjonalistów oznacza, że dokładność działania zostanie połączona ze sprawnością. Taki efekt jest możliwy do osiągnięcia tylko wtedy, gdy za zlecenie odpowiadają osoby z ogromnym doświadczeniem, wiedzą i kompetencjami. Troskę o precyzyjną realizację każdego etapu archiwizacji oferuje m.in. firma Ekoakta.
